Тонкости договора: 7 главных пунктов надёжного договора фулфилмента

Хорошо, когда договор — формальность и о нем вспоминают только перед пролонгацией. Но в ситуациях, когда один партнер не согласен с другим, возникает необходимость обратиться к договору и разобраться, кто что должен. Юристы, специализирующиеся в отрасли электронной торговли, рассказывают о тонкостях договора фулфилмента.

Одновременно с рынком развивается и предложения по фулфилменту. Они особенно востребованы сейчас, когда важно сокращать расходы на склад, курьеров, колл-центры. Как ни странно, на российском логистическом рынке не так много логистических операторов, предоставляющих комплексный подход к решению фулфилмент-задач клиентов, поэтому договорная практика в этой отрасли минимальна.

Договор на оказание услуг фулфилмента правильно обозначать как «Договор хранения и складского обслуживания», при этом, если для заказчика выполняются еще и услуги доставки товаров физлицам, на перевозку заключается отдельный договор. Юридическая практика допускает заключение одного комплексного договора, но вариант с двумя отдельными соглашениями более удобен в плане отчетности, регламентирования отношений между заказчиком и исполнителем.

Предмет договора фулфилмента

Разберемся с основными пунктами договора, на которые нужно обратить пристальное внимание.

Предмет договора должен четко определять договоренности сторон, без малейшей неопределенности. Формулировки должны быть полными, например: прием товара, размещение на складе, хранение и обработка продукции на складе с целью определения пересортицы, излишков, дефектов, а может быть и обработка с целью отправления по заказу или обработка невостребованных потребителями продуктов.

Это базовый, примерный перечень, который может быть расширен и дополнен. Важно только учесть, что не стоит расширять перечень услуг за счет курьерской доставки — для этого вида сервиса должен быть отдельный документ.

Права и обязанности

Формат реализации всех договоренностей оговаривается разделом «Права и обязанности сторон». Здесь может быть указана обязанность исполнителя обеспечить готовность продукции к выгрузке, корректное заполнение первичных документов, меры, которые принимаются для сохранности товаров и пр. В свою очередь клиенту можно вменить в обязанности письменно уведомлять склад об особенностях товара, причем в конкретные сроки, заблаговременно размещать заявки на приемку и обработку, четко в срок предоставлять информацию для заполнения транспортных документов.

Понятно, что в рамках этой публикации невозможно перечислить весь список прав и обязанностей партнеров, так как в каждом говоре он уникален, но базовые моменты мы указали.

Страхование ответственности

Ответственность оператора должна быть застрахована на сумму, как минимум, позволяющую покрыть убытки клиента. Перед заключением договора проверьте полис страховой компании партнера и сумму покрытия. Учитывайте, что в некоторых случаях используется резервный фонд, из которого фулфилмент-оператор также может покрывать убытки. Это кажется удобным, но ненадежно, поскольку нет никаких гарантий, что в нужный момент в стабилизационном фонде окажется нужная сумма.

Ответственность сторона

Страхование ответственности оператора важный момент, но клиент должен в любом случае четко знать, на какое возмещение может рассчитывать при нарушении договорных условий, поэтому в соглашении необходимо четко указать, за какие нарушения в каком объеме рассчитывается компенсация. В рыночной практике возмещение стоимости утраченных или недостающих товаров определяется, как правило, по закупочной стоимости. К ней добавляются все платежи, сделанные заказчиком до момента отправки товара на склад. Это справедливые условия, позволяющие клиенту возместить объективно понесенные расходы и не создающие для второй стороны неподъемных финансовых проблем.

При разработке этого раздела важно руководствоваться коммерческой целесообразностью, опираясь на законодательные нормы и распространенную практику договорных отношений.

Коммерческие условия

Коммерческие условия могут оговариваться в разделе тарифов или стоимости услуг. В этой части договора в обязательном порядке прописывается информация о тарифах и составляющих суммарной стоимости услуг, вплоть до таких мелочей как измерение габаритов товара, его маркировка и пр.

Здесь же стоит отметить вопросы НДС, отсрочку платежа, сроки и порядок выплаты аванса и основной выплаты. Также именно здесь оговаривается односторонний порядок изменения тарифов и его ограничения.

Инвентаризация

Инвентаризация настолько привычна для сферы складского хранения и обработки заказов, что про этот момент часто забывают. Очень зря. В договоре важно определить, кто оплачивает инвентаризацию, с какой частотой она должна проводиться, чьими силами и в какое время. Как правило, в этом вопросе отталкиваются от стандартной практики проведения одной бесплатной ревизии в год.

Документооборот

Детали документооборота между контрагентами оговариваются в отдельном приложении, однако базовые его параметры должны соответствовать нормам законодательства. В целях уточнения условия сотрудничества лучше прописать все как можно более детально: когда оформляется акт приема товарно-материальных ценностей по № МХ-1, когда - акт о возврате № МХ-3, кто указывается грузоотправителем в транспортной накладной и пр.

Обычно документооборот максимально четко и адекватно отлажен у фулфилмент-оператора, поэтому в этом отношении стоит довериться профессиональным компетенциям партнера.  

Важно!

Обратите внимание, что платежные агенты в сфере e-commerce — это определенный риск. По ФЗ № 103 «О деятельности по приему платежей физических лиц, осуществляемой платежными агентами» платежным агентом могут считаться компании, которые выполняют только функцию по приему платежей. Риск в случае работы через платежных агентов заключается в том, что  деятельность организации может стать предметом дополнительного государственного контроля и в этом случае предприятие будет нести совершенно ненужную финансовую и отчетную нагрузку: вспомогательные отчеты, открытие и ведение специального расчетного счета и так далее.

Чтобы избежать подобных осложнения, обращайте внимание на перечень услуг. В нем  должен быть указан не только прием денежных средств, но и перевозка, вспомогательные сервисы, например, обзвон клиентов или распространение информации о товаре. В этом отношении идеальным является партнерство с фулфилмент-оператором, работающим с собственной службой доставки. Это может быть дочерняя организация или проект в составе группы компаний.

Алексей Грачев, главный юрисконсульт Itella в России

Дмитрий Лобанов, руководитель направления «Электронная коммерция» Itella в России