Интервью с Ольгой Островской, руководителем Compliance-направления группы Posti

Ольга, расскажи, пожалуйста, как ты начала заниматься Compliance? И в целом про свой опыт.

До работы в Itella я почти 10 лет работала в компании Siemens. Пришла туда ещё на 5-м курсе. Это была компания-семья, и переход в новую организацию стал определённым вызовом для меня. Но в какой-то момент я поняла, что набрала достаточно опыта, и пора двигаться дальше, применять наработанные навыки в другой компании.

Я училась в Воронежском университете на факультете «международные отношения», и всегда говорю, что знания, полученные в процессе обучения, применяю на практике. Хотя в детстве я хотела стать врачом-хирургом, и даже имею диплом младшей медицинской сестры, так что в случае чего и первую помощь оказать могу.

- Кстати, по поводу обучения. Помимо международных отношений, знаю, что ты также училась в Германии и свободно говоришь по-немецки. Расскажи о своём немецком образовании и о том, с чем связана особая любовь к немецкой культуре?

- Я закончила языковой лицей, и с I-го класса у меня было два языка: английский и немецкий. И немецкий, ты права, я всегда любила больше. Как говорится, свою роль сыграл личностный подход. Мне очень нравилась наша преподавательница по немецкому языку. Потрясающая женщина, она много ездила по Европе, была переводчиком и именно личным примером привила мне любовь к своему предмету. Уже в институте я осознанно выбрала первым языком немецкий (продолжая, конечно, изучать и английский), и закончила факультет «международные отношения», - экспериментальное в то время подразделение МГИМО в Воронеже. Писала курсовые по Конституции Германии, а диплом защищала по Конституции Евросоюза. Тогда же я выиграла грант Евросоюза на обучение и весь IV курс провела в Восточной Германии, в университете Гарца. Несмотря на достаточно скептическое отношение к русским в той части страны, моё знание языка помогло мне комфортно там себя ощущать и дружить с местными студентами. 

- Интересный опыт! Но давай пока вернёмся к Compliance в Itella. Какие перед тобой изначально поставили цели по организации работы Compliance?

- Задача стояла увлекательная хотя бы потому, что в компании не было Compliance в принципе. Причин тому несколько: в первую очередь, европейцы в силу своей ментальности не привыкли придумывать какие-то схемы и уловки для хитростей. Я говорю не только про работу, но и про жизнь в целом. Например, в европейском автобусе очень редко можно встретить проверяющего, так как всё основано на доверии и понимании того, что легче купить билет, чем платить штраф, да и морально неприятно ощущать себя нарушителем, которого рассматривают под лупой. Эта ментальность долгое время и не допускала мысли о необходимости комплайнс. Но в какой-то момент в виду расширения бизнеса, когда был приобретён бизнес в России и некоторые подразделения в Прибалтике, собственники поняли, что необходимо контролировать все требования, которым должен соответствовать бизнес.

Так что первым вызовом было вообще разработать и внедрить комплайнс-систему в компании. Вторая сложность заключалась в том, что физически я нахожусь в Москве, а отвечаю за Compliance всей группы Posti, головной офис которой находится в Хельсинки. Организовать работу Compliance именно таким образом было решено ввиду того, что бизнес в России априори высоко рискованный, и здесь больше моментов, требующих Compliance контроля,  чем в любой другой стране Posti. Помимо этого, в России есть отдельный антикоррупционный закон № 273 -ФЗ, согласно которому компании должны предпринимать определённые шаги, чтобы обезопасить себя от различного рода коррупционных рисков.

Но вообще у меня два основных фокусных региона: Россия и Финляндия. Я контролирую это из Москвы, а отчитываюсь за комплайнс-деятельность перед своим руководителем в Финляндии и Posti Audit Committee.

- Давай в деталях определим, что такое Compliance. Со стороны кажется, что эта деятельность на стыке юридической практики, финансов и HR. Чего в комплайнс всё-таки больше?

- Изначально Compliance пришёл к нам из Америки, и переводится это как «соблюдение предписаний врача». В бизнесе же под Compliance мы понимаем «соблюдение правовых и этических норм». Вообще суть Compliance, как бы громко это ни звучало, - понимать, что бизнес движется в правильном направлении: и с юридической точки зрения, и в финансах, и в работе с сотрудниками.

В деятельности комплайнс-офицера присутствует большой блок работы с документацией. Например, моей задачей было прописать политики и процедуры, которые призваны обезопасить  бизнес от возможного рода  рисков.   Я начала с Кодекса корпоративной этики –разработала его на английском для группы Posti, а затем мы адаптировали его для России. Дальше было Положение о конфликте интересов; Политика о контрагентах, которая зафиксировала две вариации проверок: периодические и ежегодные (проверка поставщиков на регулярной основе), чтобы обезопасить компанию от рисков, которые могут принести контрагенты; Политика о Подарках и представительских расходах.

Второй важный блок работы, конечно, человеческое общение. Функция комплайнс – во многом психологическая, как единое окошко МФЦ – приходят с самыми разными вопросам, от уточнений по договорам с клиентами (все документы, которые содержат антикоррупционные разделы, обязательно проходят мою проверку) до вопросов по взаимоотношениям в трудовом коллективе. Ко мне приходят как к независимому эксперту, когда поговорить с руководителем напрямую не представляется возможным. Это, кстати, считаю важным достижением. Сотрудники перестали стесняться писать обращения и вопросы на ящик Compliance. За 2016 год мы получили 45 обращения (включая финских сотрудников и сотрудников OpusCapita) – но это не значит, что стало больше нарушений, просто стали больше спрашивать. Кстати, самый непопулярный вид обращений – анонимно в Интранете, хотя и такая возможность имеется. Если есть вопрос, люди готовы спрашивать открыто.

- Давай поговорим об итогах и достижениях. Электронный ящик Compliance (Ethics Mailbox), внедрение политики по подаркам и представительским расходам, кодекс корпоративной этики, политика о контрагентах. Какие ещё итоги работы на сегодняшний день по Compliance ты можешь отметить, и какие планы на дельнейшее развитие?

- Серьёзным шагом стал запуск полноценного электронного обучения по  Кодексу корпоративной этики. Нельзя просто ввести новую политику, важно объяснить, что с ней делать и откуда она взялась, в чём её смысл, что нужно делать, чтобы не нарушить утвержденные правила В этом как раз помогает электронное обучение. На данный момент около  80% сотрудников Posti Group и Itella  в том числе прошли обучение,  и это отличный показатель.

Конечно, нужно соизмерять требования законодательства в каждой стране присутствия Posti,  ожидания собственников,  потребности  бизнеса с теми правилами, которые мы хотим внедрить в компании. Например, мы постарались все это учесть при разработке Политики по подаркам и представительским расходам. Так, лимит по подаркам в Финляндии 100 евро, но меньше – для стран Прибалтики. Правда, в Финляндии это касается только презентов бизнес-структурам, дарить подарки представителям государственных структур запрещено. В России ситуация иная: для государственных структур лимит по подаркам – 3000 рублей, для бизнес-партнёров – 5000 рублей. Проанализировать всё это – тоже часть моей работы.

Вообще, Compliance – это не сиюминутный процесс. У меня, например, домашние спрашивают: ты сегодня всё сделала, что планировала? Но Compliance – долгоиграющая история. Ты внедряешь что-то не один раз, это нужно повторять для новых сотрудников, презентовать, объяснять. Так что сделать всё просто невозможно, планов много.

- Давай отвлечёмся от работы. Про увлечение немецким языком ты уже рассказала. Но ещё я знаю, что ты любишь готовить. Помню твои пирожки на нашей ярмарке. Кулинарию тоже можно отнести в число увлечений?

- Да, я люблю готовить. Помню, в Германии были праздники, когда студенты готовили свои национальные блюда, тогда я испекла около 300 пирожков для угощения. Вот такой был национальный колорит! Но вообще, если про увлечения, я всегда говорю, что моё главное хобби – это проводить время с семьёй. Выходные и отпуск мы всегда проводим вместе. Когда говорю про отдых и свободное время на выходных, всегда вспоминаю одну немецкую фразу, которую часто слышала в Германии  «Was wollen wir heute unternehmen (Что мы сегодня будем предпринимать)?». Также и мы. Каждый выходной стараемся что-то предпринять: идём гулять, в кино или театр.

 - Ты строгая мама? Какой действует Compliance в семье?

- В отношении с детьми, по-моему, никакой Compliance не работает (улыбается). Моей дочке Кристине 10 лет, я стараюсь быть строгой, но вообще-то я больше друг. Кристина серьёзно играет в теннис, участвует в турнирах, проводит 4-5 тренировок в неделю, равняется на Серену Уильямс. А ещё учится в немецкой школе, так что язык Гёте мы практикуем вместе с ней.

Беседовала Евгения Елисеева, менеджер по коммуникациям Itella в России